Ekipten izin, off ve nöbet istekleri nasıl toplanır?

Nöbet listesini hazırlayan kişinin en çok zamanını alan iş çoğu zaman tablo değil, istekleri toplamaktır. Mesaj gruplarına yazılan "ben 12'sinde yokum", "hafta sonu tutamam" gibi mesajlar kaybolur, çelişir ve son anda değişir. Toplanan isteklerin listeye adil biçimde yansıması ayrı bir konudur. Aşağıda bu işi düzenli yürütmek için pratik bir yöntem var.

Neleri toplamalısınız?

İstekleri türüne göre ayırın, çünkü her biri tabloda farklı ağırlık taşır:

• İzin: kesin; o gün kişi hiçbir alana yazılmaz.
• Off isteği: tercih; mümkün olduğunca karşılanır.
• Nöbet isteği: kişinin özellikle çalışmak istediği günler.
• Genel tercihler: hafta sonu çalışmak isteyip istemediği, gün aşırı nöbet, ay başında ya da sonunda yoğunlaşmak, kaç nöbet istediği.
• Birlikte çalışma: kiminle aynı gün çalışmak isteyip istemediği. Bu bilgi hassastır; herkesin görebileceği bir yerde toplanmamalıdır.

Toplamanın kuralları

• Tek kanal: bütün istekler aynı yerden gelsin; mesaj gruplarındaki istekler kabul edilmesin.
• Son tarih: isteklerin hangi tarihe kadar alınacağını baştan duyurun.
• Sınır: kişi başı en fazla kaç off isteği yapılabileceğini belirleyin; sınırsız off istekleri bazı günleri doldurulamaz hale getirir.
• Onay: gelen istek doğrudan tabloya geçmesin; listeyi hazırlayan kişi kimin kim olduğunu ve isteği kontrol edip onaylasın.

Offiste'de "Ekibe Sor"

Offiste'de bu iş "Ekibe Sor" linkiyle yapılır:

1. Talepler ekranından linki oluşturup ekibinizle paylaşırsınız. İsterseniz bir kapanış tarihi belirlersiniz; link o tarihte kendiliğinden kapanır.
2. Link herkese açık olabilir ya da özel: özel linke yalnız eklediğiniz e-posta adresleri ve seçtiğiniz ekiplerde daha önce onayladığınız kişiler girebilir.
3. Ekip üyesi linki açar, kendini listeden seçer ya da yeni personel olarak ekler; takvimde izin, off ve nöbet istediği günleri işaretler, tercihlerini seçer ve isterseniz size kısa bir not yazar.
4. Gelen talepler Talepler ekranının en üstüne düşer. Kimin kim olduğunu kontrol edip onaylarsınız; onaylanan istekler tabloya aktarılır.
5. Birlikte çalışma tercihleri size isim olarak gösterilmez; yalnız "tercih belirtildi" bilgisini görürsünüz, otomatik oluşturma bu tercihleri yine de hesaba katar.
6. Ayarlar'dan kişi başı en fazla kaç off isteği yapılabileceğini belirleyebilirsiniz.

İstekler toplandıktan sonra "Otomatik Doldur" tabloyu oluşturur; Raporlar sekmesinde hangi isteklerin karşılandığını, karşılanamayanları ve en sıkışık günleri görebilirsiniz.